METODOLOGIA KAIZEN

¿Qué es la metodología kaizen?

La metodología kaizen es un famoso sistema de producción japonés que hizo que marcas como Toyota, Honda o Sony revolucionaran sus sectores. De hecho, si lo conoces sabrás que lo que hace destacable este sistema es su filosofía de mejora continua.

Es decir, la metodología kaizen trabaja para que tu negocio sea mejor que ayer, pero peor que mañana. Esto se debe a que los continuos cambios tanto en tecnología como en los hábitos de los consumidores obligan a las empresas a adaptarse. Pero a una velocidad mayor de lo normal. Y cómo no, ofreciendo una mayor variedad de productos y servicios con un menor coste y tiempo de respuesta.

Sin embargo, para conseguirlo se necesitan métodos aplicables a todos los niveles. Metodologías que cubran los aspectos sociales, personales y de negocios. Y es en este último ámbito en el que la metodología kaizen hace especial hincapié.

Espíritu de equipo Vs. trabajo individual

Piénsalo, ¿cómo desarrollarías un proceso de mejora continua en tu negocio? La respuesta que aporta kaizen es con una actividad basada en procesos. Tanto es así que la metodología kaizen se caracteriza por desarrollar una cultura participativa para todos los trabajadores.

Para ello se necesita un equipo motivado y un sentimiento grupal. Y este último es el aspecto más complicado de conseguir. Aún así, algunos de los principios que se utilizan pueden empujar a ello:

• ·         Un buen resultado siempre es fruto de un proceso óptimo.
• ·         La metodología kaizen se basa en que, si se trabaja desde el propio proceso, lo demás viene rodado.
• ·         ¿Cómo mejorar los procesos? Revisando “río arriba y río abajo “. En otras palabras, conociendo en profundidad los procesos de tus proveedores y clientes.
• ·         La evolución solo será viable si eres capaz de medir tus procesos y sus consecuencias.
• ·         Todos y cada uno de los procesos deben contar con un process owner.

¿Qué es exactamente la metodología kaizen?

Kaizen viene de las palabras japonesas “Kai” y “Zen “, que hacen referencia a la acción del cambio y la mejora continua. Es por ello que implementar esta metodología supone que elimines los desperdicios de tus sistemas productivos. Como has podido observar es un proceso que apuesta por el crecimiento continuo. Por lo tanto, nunca se deja de ejecutar.

Quizás lo entiendas mejor con un ejemplo. La metodología kaizen se puede aplicar a cualquier sector, pero para hacértelo más sencillo imagina que quieres correr una carrera. Si nunca has hecho ejercicio, todo empezará poco a poco. Un día correrás 10 minutos, otro día 20. Y así hasta conseguir cumplir tus objetivos.

De esta manera, la base de la metodología kaizen es que no puede pasar un solo día sin que algo haya mejorado. Esto, aplicado a un negocio quiere decir que debes gestionar y desarrollar los procesos haciendo hincapié en las necesidades de los clientes. Solo así podrás reconocer los desperdicios, aquello que sobra y optimizar tus recursos.

Estos cambios pueden variar desde pequeños detalles de fabricación hasta cuestiones de productividad, inventario o control de calidad.

¿Cómo aplicar este modelo?

Todo parte del compromiso. Sin él, la metodología kaizen no podría aplicarse a la organización ni a ninguna de sus áreas. A rasgos generales la implementación del modelo surge de un planteamiento y la puesta en marcha de una hipótesis mediante un experimento que la valide. Y todo esto se resume en los siguientes pasos:

1.       Plan (Planear). Teniendo en cuenta la situación actual de tu negocio debes partir desde un objetivo marcado. Analizas cuál es tu problema y defines el plan de acción.
2.       Do (Hacer). Una vez que tengas claro el primer punto es recomendable que establezcas y definas las acciones que desarrollarás en tu plan. Y, a continuación, deberás ponerlas en marcha.
3.       Check (Comprobar). ¿Cómo vas a saber qué objetivos se cumplen y cuáles no? ¿Cómo piensas calcular el progreso de tus estrategias? En este tercer punto debes analizar los resultados obtenidos y contrastarlos con la información que tenías antes de poner en marcha las acciones. Solo si se han obtenido los resultados que te marcaste podrás avanzar. De lo contrario, deberás volver al principio.
4.       Act (Actuar). En caso de que las acciones que marcaste logren cumplir con los objetivos, es necesario proceder a estandarizarlas para fijarlas en los procesos. Pero recuerda que es un proceso de mejora continua. Cada una de las acciones la podrás utilizar para pensar cómo mejorar la siguiente vez.

El valor del conocimiento de los empleados

Así, el ciclo se repite hasta reducir al mínimo o eliminar los desperdicios o actividades necesarias. Y quizás esto no acostumbres a hacerlo. Por ejemplo, ¿borras todo aquello que no aporta valor dentro de tus estrategias?

Si  algo tiene de bueno la metodología kaizen es que no necesita de grandes inversiones en tecnología e innovación. En el momento en el que aprovecha los recursos y el capital de una empresa, este proceso es capaz de generar grandes mejoras.

De hecho, en la mayor parte de los casos todo nace del conocimiento y la experiencia de los empleados. Piensa en tu propio negocio, cada trabajador abarcará temas específicos. Y el conocimiento de todos ellos puesto en común puede generar más ideas que las tuyas solas. Por lo tanto, lo más normal es que esta puesta en común sea suficiente para hacer mas eficientes los procesos.

Pero no olvides que para que esto suceda se necesita la participación activa de todas las personas de la organización. Por eso es tan importante que trabajes sobre ese sentimiento de equipo. Lo que recae en la dirección, que debe trabajar en crear una cultura que dé la importancia que se merece cada opinión.

Solo si los empleados sienten que sus participaciones son altamente valoradas y tenidas en cuenta conseguiréis crecer.

Las 5S de Toyota

Uno de los pilares que ha permitido a Toyota acumular éxitos como ser la marca más verde del mundo o haber lanzado el automóvil híbrido precursor se resume en la palabra “kaizen“. Esta metodología ha empujado a la marca a introducir increíbles cambios y mejoras en todos los sentidos. No solo en lo que a la tecnología se refiere, sino también en cuanto a su línea de producción y su sistema de atención al cliente.

Para ello, la marca se basó en el método de las 5S, el acrónimo de las palabras japonesas que forman los cinco puntos a seguir para desarrollar la productividad empresarial:

1.- Seiri, la clasificación

El primer paso de la metodología kaizen aplicada a Toyota es la clasificación de los objetos que hay en el lugar de trabajo. ¿Para qué? Para descartar los elementos innecesarios y determinar cuáles son importantes. ¿Cómo hacerlo?

1.       En primer lugar es necesario marcar unos criterios para la clasificación. Es decir, determinar la utilidad de cada objeto, su frecuencia de uso, la cantidad, etc.

2.       Aquellos objetos innecesarios se pasan a un área de espera. A partir de ahí, el responsable decidirá qué se hace con ellos.

3.       Los que hayan pasado esta primera fase se clasificarán dependiendo de su frecuencia de uso.

2.- Seiton, el orden

En este segundo punto de la metodología kaizen ya se ha determinado qué material es relevante y cuál no. Una vez tengas los objetos necesarios el siguiente paso es ordenarlos:

1.       Selecciona aquellos que se utilizan cada hora o diariamente dentro del espacio al que llegues únicamente estirando los brazos. Esos serán prioridad.

2.       Aquellos que utilices con menos frecuencia, pero se usan una vez por semana o al mes déjalos cerca. De este modo, irás organizándote.

3.- Seiso, la limpieza

Quizás no te lo hubieses imaginado pero limpiar entra dentro del proceso. Y, de hecho, se debe hacer todos los días antes y después de trabajar.

Según esta regla, son los mismos trabajadores quienes deben asegurarse de que su sitio de trabajo está limpio y para ello se debe desarrollar un plan de responsabilidades.

Hoy en día esto puede verse plasmado en la ecología y los valores que favorezcan la eliminación de la contaminación.

4.- Seiketsu, estandarización

Hasta ahora has visto cómo los primeros pasos de las 5S se realizaban mediante órdenes. Pero ha llegado el momento de que los pasos anteriores se conviertan en hábitos, hacerlo normal:

1.       Diseña procedimientos que midan periódicamente el seguimiento de los tres primeros puntos.

2.       Plasma la nueva configuración de los objetos en documentos para que todos los trabajadores puedan acceder a ellos de manera sencilla.

3.       Crea otro documento con los horarios, las reglas y responsabilidades de la limpieza.

4.       Y, por qué no, incentiva a tu equipo con premios o reconocimientos.

5.- Shitsuke, la disciplina

En este punto de la metodología kaizen basada en las 5S de Toyota se estudia el comportamiento:

1.       Tu equipo debe tratar el sitio de trabajo como si fuera su propia casa.

2.       Asegúrate de que todos los trabajadores tengan asimilado el proceso.

3.       Toma el papel de un buen líder y asegúrate de dar ejemplo sobre cómo participar activamente en el cumplimiento de las 5S.

El kaizen sirve para detectar y solucionar los problemas en todas las áreas de la organización. De hecho, su prioridad es revisar todos los procesos. Si tu empresa cuenta con la metodología kaizen su principal ventaja competitiva será el cambio constante para mejorar.